Notary attorneys
Running payroll in Thailand engages at least three statutes at once: the Labour Protection Act B.E. 2541, the
6Notary attorneys
Corporate services
Payroll, Social Security and HR Compliance for Employers in Thailand
Running payroll in Thailand engages at least three statutes at once: the Labour Protection Act B.E. 2541, the withholding rules in the Revenue Code, and the Social Security Act B.E. 2533. We process payroll, issue payslips, file the monthly returns and manage social security registrations.
6
ทนายผู้มีใบอนุญาต
6
ทนาย Notary
4
สาขาทั่วประเทศ
50+77
เขต กทม. / จังหวัด
60+
สัญชาติลูกค้า
เวลาทำการ
ตอบ LINE
Payroll failures in Thailand are rarely arithmetic. They come from misclassifying the relationship — engaging someone as a "consultant" while managing them as staff — or from skipping social security registration for probationary employees, which the law does not exempt.
This page sets out monthly and annual employer duties, the personnel file every employee must have, and the specific issues that arise when employing foreign nationals whose payroll is tied to work permit and visa status. Fees are not published here — ask our team by phone, LINE or email.
Provinces
Provinces · 50+77
77Provinces
Document route
Checked against the intended destination and receiving authority
1stCheck before filing
Turnaround
Send your company profile, headcount and existing documentation by LINE, phone or email — we scope the work an
WrittenScope before work
What you need to know
Monthly employer duties
- Pay wages at least once a month on the agreed date and issue payment evidence to each employee.
- Withhold personal income tax under section 50 of the Revenue Code and file PND.1 by the 7th of the following month.
- Withhold and remit employee and employer social security contributions by the 15th of the following month.
- Remit provident fund contributions in line with the fund rules, where a fund exists.
- Keep records of working hours, overtime and statutory holidays.
Annual and registration duties
- File PND.1Kor, the annual summary of employment income and withholding, by the end of February of the following year.
- Issue withholding tax certificates (form 50 Tawi) to employees within the Revenue Code deadline.
- File the annual wage report (Kor Thor 20 Kor) to the Workmen's Compensation Fund under the Compensation Act B.E. 2537.
- Register the employer and each new employee with the Social Security Office within 30 days of the start date, and notify termination when employment ends.
- Prepare and post work rules once headcount reaches the threshold set by labour law.
What every personnel file must contain
- A written employment contract stating position, wage, start date and termination conditions.
- Copy of the ID card or passport plus proof of address.
- The employee's allowance declaration (form Lor Yor 01) and supporting deduction evidence.
- Social security registration evidence (form SorPorSor 1-03) and any change notifications.
- For foreign staff — a valid work permit, current visa page and address notification evidence.
- PDPA employee privacy notice and, where a consent basis is used, the signed consent.
Employing foreign nationals
- Foreign employees must hold a valid work permit and the role must not fall within occupations reserved for Thai nationals.
- Foreign employees inside the social security system contribute and receive benefits on the same basis as Thai employees.
- Termination affects visa and work permit status; the relevant authorities must be notified within the applicable deadlines.
- Remuneration paid offshore to foreign executives may still be taxable in Thailand; check the applicable double tax agreement.
- HR documents intended for use abroad — salary certificates, employment letters — can be notarised by a Notarial Services Attorney and legalised as a complete pack.
What our engagement covers
- Payroll calculation, overtime, deductions and confidential individual payslips.
- Preparation and filing of PND.1, PND.1Kor and issuance of 50 Tawi certificates.
- Social security registration, joiner and leaver notifications and monthly contribution filing.
- Bank transfer files and reconciliation to the general ledger.
- Drafting employment contracts, work rules and warning or termination letters consistent with labour law.
- Bilingual salary and employment certificates for visa or bank purposes.
Variable facts — verify before relying on them
Minimum wage differs by province and changes by Wage Committee notification. Social security contribution rates and the wage base are fixed by ministerial regulation and are periodically reduced by temporary measures. Confirm the rate in force for the month you are calculating with the Department of Labour Protection and Welfare and the Social Security Office, or ask us to verify before you close the payroll period.
Personal income tax brackets and allowances change with annual tax measures; apply the Revenue Department rules in force for that tax year.
Variable facts — verify before relying on them
Minimum wage differs by province and changes by Wage Committee notification. Social security contribution rates and the wage base are fixed by ministerial regulation and are periodically reduced by temporary measures. Confirm the rate in force for the month you are calculating with the Department of Labour Protection and Welfare and the Social Security Office, or ask us to verify before you close the payroll period.
Frequently asked questions
Do probationary employees need social security registration?
Yes. There is no probation exemption. The employer must register the employee within 30 days of the start date and remit contributions from the first month wages are paid.
Can we engage staff as freelancers to avoid social security?
Not safely. Status is judged on the substance of the relationship — supervision, fixed hours, use of the employer's equipment — not the contract title. If a labour inspector or the SSO reclassifies the person, back contributions and surcharges fall on the employer.
What happens if PND.1 is filed late?
A criminal fine under the Revenue Code plus a monthly surcharge until settled. The exact amount depends on the length of the delay and the officer's assessment, so confirm case by case with the Revenue Department.
How is overtime calculated?
The Labour Protection Act B.E. 2541 sets overtime and holiday pay as multiples of the hourly wage, with different multipliers for overtime on a working day, work on a holiday and overtime on a holiday. Read the overtime chapter directly and confirm with the Department of Labour Protection and Welfare when designing pay structures.
When must a company issue formal work rules?
Once headcount reaches the threshold in the labour protection legislation, the employer must prepare work rules in Thai, post them where employees can read them and keep them available for labour inspection.
What certification does a salary letter for a foreign visa need?
Most embassies want an English letter on company letterhead signed by an authorised director, with the signature notarised by a Notarial Services Attorney. Some also require legalisation by the Department of Consular Affairs and an embassy stamp. Tell us the destination country and we will assemble the correct pack.
How do we pay an employee who resigns mid-month?
Pro-rate the wage for days actually worked, settle statutory and contractual entitlements such as unused annual leave, and file the social security leaver notification on time.
Is payroll data covered by the PDPA?
Yes. Salary data, ID numbers and health information are personal data, some of it sensitive. You need a valid lawful basis, security measures and a data processing agreement with any external payroll provider.
How is your payroll fee set?
By headcount, pay frequency, benefit structure and the number of foreign employees. Contact our team by phone, LINE or email for a written quotation.
The questions clients ask most about this service
Answers written from real files: what to prepare, who certifies what, and business-day estimates.
What must an employer register before hiring its first foreign staff member?
Register as an employer with the Social Security Office and enrol the employee as an insured person, maintain an employee register, and withhold and remit personal income tax to the Revenue Department each cycle. The employee also needs a work permit that matches the actual position and workplace. Foreign degrees and police clearance certificates normally need certified translations before they can be submitted.
How should an employment and salary letter be certified for overseas use?
Issue it on company letterhead, signed by an authorised director, stating position, start date and remuneration per pay period. Translate it into the destination language and have a Notarial Services Attorney certify the signatory's signature. Most embassies also ask for a recent company affidavit proving signing authority, and many treat the letter as valid for only three to six months.
Do foreign employees join the Thai social security system?
A foreign employee working lawfully with a work permit for an employer within scope is registered as an insured person on the same basis as a Thai employee. The employer must register the person within the statutory period from the start date and remit monthly contributions. Where an international agreement provides an exemption for a specific group, verify it case by case before deciding not to register.
What should a salary certificate for a foreign visa application contain?
Issue it on company letterhead showing the full name exactly as in the passport, position, start date, type of employment, salary and currency, plus the signatory's name and title. If the destination post requires it, the letter is translated, the signature is certified by a Notarial Services Attorney, and the file then goes through Consular legalisation and any embassy step the destination sets.
What extra checks apply when hiring a foreign employee in Thailand?
Three layers must line up: a visa status that permits employment, a work permit naming the actual employer and matching the real job description, and social security registration where applicable. Any change of position or workplace requires the permit to be amended before the new duties begin. Correct payroll with mismatched permit details still creates labour and immigration exposure.
Can Thai payslips support an overseas visa or loan application?
Yes, though most recipients want three consistent items: payslips for the required number of months, an employment letter stating position and salary, and bank statements showing matching credits. Thai-language documents should be issued with a certified translation, then the company signatory's signature can be certified by a Notarial Services Attorney before any consular step the destination requires.
What must a Thai employment contract contain for a foreign employee?
Set out the job title and duties matching the work permit, the workplace, working hours, wage and payment date, leave entitlements, probation terms and the notice mechanism. Keep the duties consistent with the permit wording, because a mismatch between contract and permit is an issue at renewal. A Thai version should be prepared and identified as the governing text.
How is severance pay calculated in Thailand?
Statutory severance is graduated by length of continuous service and is calculated on the last wage rate, with separate rules for notice pay and for termination without cause. Fixed-term arrangements do not automatically avoid it. Before any termination, document performance history and warnings, because the evidentiary record, not the contract wording alone, determines exposure at the Labour Court.
Do payroll records need to be produced for a work permit renewal?
Commonly yes. Officers typically look for withholding tax filings, social security contribution records and evidence that the declared salary was actually paid to the named employee. Inconsistency between the salary stated in the application and the amount in the tax filings is a frequent cause of a request for further documents, so reconcile them before submission.
Must a foreign employee already contributing at home also join Thai social security?
As a rule, an employee working for an employer in Thailand is registered as an insured person unless a statutory exemption or an applicable international agreement covers the case. Contributing elsewhere is not an automatic exemption. Check who the contracting employer is, where the work is actually performed, and who pays the salary, then obtain written confirmation before deciding not to register.
How is withholding handled for staff working remotely from abroad for a Thai company?
It turns on the source of income and tax residence together. Where the work is performed wholly outside Thailand by a non-resident, the withholding position differs from that of local staff and a double tax agreement may apply. Have the contract state the place of performance explicitly, keep entry and exit records, and take advice before configuring the payroll rule.
Which termination documents matter if a labour claim follows?
The employment contract and the work rules as actually published, written warnings, performance records, the notice of termination, and proof that severance or other statutory payments were made. For foreign employees, keep a bilingual version and evidence that the employee received and understood it, because comprehension is the point most often raised at conciliation.
Which payroll evidence actually works for visa and work-permit filings?
An employment certificate stating position, start date and salary, consecutive payslips, the employee's withholding-tax filings and social-security remittance records. Officers cross-check the three sets of figures; if the certificate does not match what was remitted for tax, the file draws an immediate request for more documents. We reconcile the numbers before anything is submitted.
What should HR have in place before hiring foreign staff?
A written employment contract, an employee register, salary paid through a bank account, tax and social-security remitted on time, and a maintained file of work-permit and stay-extension documents. The usual failure is cash payment with no financial trail, which makes genuine employment impossible to prove. We build the standard file and give HR advance notice of every renewal window.
What should an employment and salary letter contain for a foreign visa application?
Position, start date, employment type, remuneration per pay cycle, the name and title of the authorised signatory, and the company seal — issued in English or certified-translated. Consulates cross-check it against payslips and bank statements, so inconsistencies are the common failure point. We align all three documents before the signature certification layer, which measurably reduces requests for further evidence.
A foreign employee resigns mid-year. What does the company need to prepare?
Typically a termination-of-employment notice, the work-permit deregistration filing, the social-security exit filing, and an employment certificate for the departing employee. If that certificate will be used abroad, it should carry a certified translation and a signature certification. Each filing has its own deadline, so we sequence them together rather than letting the employee discover a gap months later.
What should an employment and salary letter contain for a family visa application?
The name exactly as in the passport, position, start date, whether the contract is permanent or fixed-term, monthly income with currency, and a statement that the holder is still employed on the issue date. It must be signed by an authorised signatory with the company seal. For foreign use it is then certified-translated and passes signature certification. We draft the wording to match what each embassy actually checks, so you are not guessing.
A foreign employee resigns mid-year. Which HR documents should be certified before they leave?
At least three: a service certificate stating the period and position, a year-to-date income statement, and confirmation that the contract has ended. All three are commonly requested later, when the employee applies for a visa or social-security credit in the next country. Certifying while the authorised signatory is still with the company is far easier than chasing them afterwards. We turn this into a standard HR bundle for you.
Does the recipient want an employment certificate or payslips?
An employment certificate is issued by the company and states position, start date, and salary, which suits visa filings and status confirmation. Payslips evidence actual monthly payment and are often requested to show continuity. Many recipients want both, so we advise preparing them together from the start rather than absorbing a second request round.
A former employee needs a retrospective employment letter. Can we issue one?
Yes. A company can certify a past employment period, provided the wording makes clear the employment has ended. Language that implies current employment will contradict social security records and invites questions. We help draft wording that matches the facts, then arrange signature certification of the authorised signatory as the destination requires.
Payslips or an employment certificate — which does the recipient want?
They are different documents. Payslips show a continuous run of monthly amounts; an employment certificate is the employer's confirmation that the person is genuinely employed, in what role, and since when. Most embassies and lenders want both together, and the certificate must be signed by someone with authority under the company affidavit. Signed by an HR officer without that authority, the whole bundle is usually returned.
A foreign employee resigns mid-year. What has to be closed out?
Deregistration from social security, an employment certificate and a cumulative income summary for their tax filing, notification of the end of employment to the authorities holding the work permit, and coordination of their stay permission. Sequence matters: cancelling the work permit before the immigration side is handled immediately shortens how long the person may remain. We map the order before the final working day.
Which payroll registrations must exist before the first salary payment?
Before the first payday the company should be registered as an employer with the Social Security Office, have withholding-tax registration in place, and hold signed employment contracts with the agreed wage, working time and probation terms. Foreign employees additionally need a valid work authorisation matched to the actual role. Paying first and registering afterwards creates retroactive contribution and withholding exposure that is far more expensive than getting the sequence right.
How should severance be treated when we end an employment relationship?
Severance under Thai labour law depends on completed length of service and is separate from any notice period and from accrued unused annual leave. A settlement agreement does not remove statutory entitlements simply by saying so. Document the ground for termination contemporaneously, calculate each component separately on the payslip, and keep the acknowledgement of receipt. Most disputes we are asked to unwind turn on missing contemporaneous records, not on the arithmetic.
Are employee handbook rules enforceable if they are only in English?
Work rules are expected in Thai and must be communicated to employees in a way they can be shown to have received. A bilingual handbook is the practical answer: Thai as the governing text, English alongside for foreign staff and the parent company. State clearly which language governs if the two ever diverge. Rules an employee cannot read are difficult to rely on when a disciplinary decision is later reviewed.
What payroll evidence do foreign employees need for visa and permit renewals?
Renewals are usually assessed on consistency rather than volume: payslips matching the declared salary, personal income tax filings and receipts in the employee's own name, social security contribution records, and the employment contract. The common failure is a salary declared in the permit file that does not match what the tax filing shows. Keep one salary figure across every document, and change it only through a documented amendment.
แหล่งอ้างอิง / Authority References
- Department of Business Development (DBD) — DBD MOC
- BOI — Board of Investment — BOI Thailand
- Revenue Department (VAT/Tax ID) — Revenue Department
- Lawyers Council — Notarial Services Attorney — สภาทนายความฯ
Thai & international clients
ลูกค้าจริง 60+ สัญชาติทั่วโลก ใช้บริการ Notary, แปลรับรอง, MFA และสถานทูตกับเรา
"ทีมงานช่วยจัดเตรียมหนังสือมอบอำนาจสำหรับใช้ที่ออสเตรเลียได้รวดเร็วมาก พร้อมประสานงาน NAATI ครบจบในที่เดียว"
K. PimPOA → NAATI · 2025"Very professional notary service. Document was certified, translated and ready for the UK embassy in two business days."
Daniel R. (UK)Affidavit → UK Embassy"ใช้บริการรับรอง Affidavit + รายชื่อผู้ถือหุ้นเพื่อจดทะเบียนสาขาที่สิงคโปร์ ทีมงานละเอียดและตอบกลับไว"
บริษัทคู่ค้าCorporate Pack · 2025
What clients usually handle in the same file
Compliance work rarely stops at one page. These are the neighbouring topics in this cluster and the certification steps most files continue into.
Other topics in this cluster
Certification steps this often leads to
See the cluster overviewTalk to our corporate compliance team
Send your company profile, headcount and existing documentation by LINE, phone or email — we scope the work and reply in writing within one business day.
Playbook: certifying Thai company documents for overseas use
Short answer: Company documents such as certificates, board resolutions, powers of attorney and financial statements must be signed by the authorised directors shown on the company affidavit, sealed where required, then have the signature certified by a notarial services attorney before consular and embassy legalisation in the order the receiver requires.
Documents to prepare
Thai legal entities
- • A recent company affidavit within the age window your receiver accepts
- • Shareholder list and memorandum of association where requested
- • Minutes or resolutions stating subject, date and the appointed representative
- • ID card or passport of the signing directors
- • Company seal, if the affidavit requires it alongside signatures
Foreign companies and branch offices
- • Current certificate of incorporation or good standing
- • Power of attorney already certified in the home jurisdiction
- • Thai or English translation as required by the receiving authority
Tenders, contracts and investment files
- • The exact contract or tender draft that will be signed
- • Appointment letter for the local representative or coordinator
- • Supporting financial documents such as audited statements, if required
Process steps
1. Verify signing authority against the affidavit
Match director names, the number of required signatories and the seal condition against the latest affidavit; a signature outside those conditions invalidates the whole set.
⏱ Confirmed with quotation
2. Draft the documents and translation
Draft resolutions or powers of attorney with a defined scope, validity period and covered transactions, with names spelled exactly as in the passport.
⏱ 1–2 working days (estimate)
3. Sign before a notarial services attorney
Authorised signatories appear in person with original identity documents so the attorney can certify the signature and the signer's capacity.
⏱ 1 working day (estimate)
4. File for consular legalisation
Submit the certified set to the Department of Consular Affairs through the channel currently offered.
⏱ 1–3 working days (estimate, excluding agency queues)
5. File at the destination embassy and deliver
Submit to the receiving country's embassy or consulate under its own conditions, then deliver with a backup copy for company records.
⏱ 2–10 working days (estimate, varies by mission)
What to watch out for
- • An affidavit older than the receiver's age window is usually refused even when nothing changed.
- • Minutes without a clear meeting date or quorum attract questions at the embassy stage.
- • Director name spellings that differ from the passport are the single most common rejection cause.
- • Powers of attorney drafted too broadly can be refused because the transaction is not identified.
- • Do not substitute photocopies for the legalised originals; most receivers accept only stamped sets.
Running it in-house versus letting our team handle the set
| Criterion | In-house | Our team handles it |
|---|---|---|
| Signing authority check | HR or the company secretary checks it internally | We reconcile the affidavit and seal conditions before printing |
| Resolution and POA drafting | Generic templates that may not match the transaction | Drafted for the actual transaction with wording receivers have accepted |
| Multi-layer filing | Staff make repeated trips between agencies | We run the layers continuously and report status at each one |
| Risk to the closing date | High when a rejection lands near signing day | Screened in advance by a team with more than 15 years in this field |
We advise, not just execute
- • Risk-screen the corporate set before we start and flag likely rejection points
- • Advise on the shortest legal route for the destination country
- • Review resolution and POA wording with your legal team before signing
- • Follow up after delivery and support further requests from the receiver
If you would rather your team not spend days moving files between agencies, we can run the chain from authority check to delivery. Initial consultation is available by phone, LINE or email.
All durations are working-day estimates excluding agency queues, and are not a guarantee of any authority's decision.
Sources: กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) — บริการข้อมูลนิติบุคคล · กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ · สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ · Last reviewed: 2026-08-10
Document and legalization advisers with 15+ years of practice
We advise throughout the matter, not just process paperwork
Before we start, we read your actual documents and confirm the legalization route matches what the receiving authority asks for. During the work we report progress, and after delivery we still answer questions about how to submit the file.
Before we start — document risk review
- Check that names, dates and document numbers match across every page
- Confirm whether the receiving body needs originals, certified copies or digital files
- Tell you early if a document must be reissued or re-extracted first
While the matter runs — filing and status updates
- Report which step is in progress with working-day estimates
- Respond immediately when an authority requests extra documents
- Confirm official fees before each filing step
After delivery — support until the file is usable
- Explain how to submit the file to the destination authority or embassy
- Keep a copy on record so extra sets can be issued later
- Answer follow-up questions when the destination asks for supporting papers
We prepare documents to the requirements of the receiving authority. Any approval decision remains at that authority's discretion.
Send your documents on LINE for a preliminary review, a recommended legalization route and a written quote.
Corporate, investment, and BOI-related documents
Practical guidance before you start
- Identify exactly which record is wanted — company affidavit, shareholder list, or memorandum of association — since each is extracted separately.
- Order the DBD extract as recently as possible; most recipients cap its age in months.
- Have the directors sign exactly as the affidavit's signing condition requires, with the company seal when it is stipulated.
- Cross-border powers of attorney should state scope, duration, and the specific transaction to limit interpretation disputes.
- For promoted projects, read the BOI promotion certificate first — conditions are set per project.
- If the set goes abroad, plan translation, certification, and legalization together and prepare spare sets.
Common reasons documents get rejected
- Using an affidavit older than the recipient's accepted window.
- Missing a signature required by a 'two of three directors jointly' condition, or omitting the seal.
- Translating the company name differently from its registered English name.
- Powers of attorney drafted so broadly that banks or agencies refuse them.
- Missing reporting deadlines attached to promotion conditions.
- Scanning without the annexes, leaving the set incomplete.
Have these ready
- Freshly issued company affidavit with objectives and authorised directors
- Shareholder list and memorandum of association, as requested
- Board or shareholder resolution approving the transaction
- Passport or ID for every signatory
Details that vary — verify every time
- The acceptable age of an extract is set by the receiving authority or counterparty, not by the issuing registry.
- How to verify: Get the requirement in writing from the recipient before ordering the extract.
- Promotion conditions and privileges are set per project in the promotion certificate.
- How to verify: Read the project's certificate and confirm with BOI before acting.
General guidance, not a case-specific determination. Requirements change with agency notices — confirm with the receiving authority before you act.
Sources: กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ (DBD) · สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน (BOI) · กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ · สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ · Last reviewed: 2026-08-04
Accounting, tax, payroll and social security FAQs
Questions from Thai companies and from businesses with foreign shareholders or staff: what has to be filed, who signs, and which records immigration and labour offices tend to ask for.
Are DBD financial statements and Revenue Department tax filings the same set?
No. Financial statements are filed with the Department of Business Development under the accounting legislation and must carry an independent opinion from a licensed auditor. The corporate income tax return goes to the Revenue Department with its own schedules. Deadlines and signatories differ, and both agencies occasionally grant case-specific extensions, so check the current-year notices each year.
When must a company register for VAT?
The Revenue Code requires registration once turnover from goods or services passes the statutory threshold, and some businesses register voluntarily earlier so they can issue tax invoices. Thresholds and sector exemptions are amended from time to time, so verify the figure with the Revenue Department — or ask us to check it — before you decide.
Do foreign employees have to be enrolled in social security?
Foreign employees working lawfully for a registered employer are generally insured persons on the same basis as Thai staff. The employer registers them and remits contributions on the Social Security Office cycle. Contribution rates and the wage base are adjusted by ministerial regulation from time to time, so always work from the office's latest published notice.
When is withholding tax remitted, and on which form?
The payer withholds according to the category of income and remits to the Revenue Department by the deadline in the following month. Different forms apply to employment income, payments to individuals and payments to juristic persons. A withholding certificate must be issued to the recipient each time — that is the document they rely on to credit the tax in their annual return.
Can past financial statements support a visa or work permit application?
Reviewing officers usually want evidence the company genuinely operates: filed financial statements, tax returns with proof of submission, and social security remittance lists for staff. The exact bundle varies with the application type and the office. Ask the receiving officer for their document list first, then submit a complete set to avoid repeat requests.
Do Thai accounting records need translation for an overseas head office?
For internal group use a working translation is enough. For filing with a foreign authority, bank or court you will usually need a certified translation, and many countries also require legalisation at the Department of Consular Affairs followed by the destination embassy. For Apostille states that chain shortens once the Convention enters into force for Thailand on 28 February 2027.
What is the difference between an accountant and a licensed auditor?
The accountant maintains the books and prepares the financial statements; the licensed auditor examines them and gives an independent opinion. The same person cannot hold both roles for the same entity because that defeats independence. Both professions are regulated by the Federation of Accounting Professions.
What happens if a return is filed late?
The Revenue Code provides for surcharges and penalties on late filing or underpayment, calculated by form type and length of delay, with separate fines available in some cases. The amount actually due must be computed case by case under the Revenue Department's published rules — do not treat figures quoted in general articles as settled.
A company with no revenue yet — what still has to be filed?
A registered company must still keep books, close its accounts and file on schedule. Nil returns are filed where there is no activity. Letting filings lapse accumulates penalties and later complicates visa and work permit applications for foreign directors, because officers routinely ask for evidence of compliant filing history.
Is withholding required on service payments sent abroad?
It depends on the income category and the double tax agreement between Thailand and the recipient's country. Some payments are withheld at Revenue Code rates; some qualify for a reduced rate when the recipient provides a tax residence certificate. Check the applicable treaty text before payment — correcting a wrong rate afterwards is difficult.
How long must accounting records be retained?
The accounting legislation sets a minimum retention period for books and supporting documents, and the Revenue Department may examine earlier years within the limits the law allows. Keep both digital files and signed paper originals, with an index, so you can respond to an examination notice quickly.
How is your accounting fee determined?
It depends on monthly transaction volume, payroll headcount, VAT status and the reporting language. We do not publish figures because scopes differ so widely. Send us an outline of your operations by phone, LINE or email and you will receive a scope of work and a quotation matched to your actual business.
Sources: กรมสรรพากร (The Revenue Department) · สำนักงานประกันสังคม (Social Security Office) · กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) · สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ (TFAC) · Last reviewed: 2026-08-04
Illustrative scenarios · Cross-border corporate documents
These are illustrative composites of common corporate document patterns, not individual client records, and not a guarantee of any authority's decision. Durations are approximate working-day ranges.
Thai company affidavit for incorporating a Singapore subsidiary
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- สิงคโปร์ — ACRA และธนาคารผู้เปิดบัญชี
- Documents:
- หนังสือรับรองบริษัท (DBD) · บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น บอจ.5 · หนังสือบริคณห์สนธิ
- Services used:
- คัดเอกสาร DBD · แปลรับรองอังกฤษ · รับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง · นิติกรณ์กรมการกงสุล
- Steps
- คัดหนังสือรับรองฉบับล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้มีอายุไม่เกินหนึ่งเดือน
- แปลเป็นภาษาอังกฤษให้ชื่อกรรมการตรงกับหนังสือเดินทางทุกฉบับ
- ให้ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อรับรองสำเนาและลายมือชื่อผู้มีอำนาจ
- ยื่นนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ แล้วส่งชุดเอกสารต่อไปยังผู้รับปลายทาง
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ใช้หนังสือรับรองที่คัดไว้นานหลายเดือน ทำให้ธนาคารปลายทางปฏิเสธเพราะเกินกรอบอายุที่ยอมรับ
- Process outcome:
- ได้ชุดเอกสารสองภาษาที่ผ่านนิติกรณ์ พร้อมยื่นจดทะเบียนและเปิดบัญชีนิติบุคคล
Board resolution appointing an attorney-in-fact in Vietnam
- Client:
- Company · จ.ระยอง
- Destination:
- เวียดนาม — สำนักงานจดทะเบียนธุรกิจและสถานทูตเวียดนามในกรุงเทพฯ
- Documents:
- รายงานการประชุมคณะกรรมการ · หนังสือมอบอำนาจ · สำเนาหนังสือเดินทางกรรมการ
- Services used:
- ร่างมติสองภาษา · รับรองลายมือชื่อกรรมการ · นิติกรณ์กรมการกงสุล · รับรองสถานทูต
- Steps
- ร่างมติให้ระบุขอบเขตอำนาจชัดเจนและอ้างเลขทะเบียนนิติบุคคล
- กรรมการลงนามต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ
- นำเข้านิติกรณ์ที่กรมการกงสุล
- นัดยื่นรับรองที่สถานทูตเวียดนามตามคิวของสถานทูต
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- เขียนขอบเขตอำนาจกว้างเกินไป ทำให้หน่วยงานปลายทางขอให้แก้ไขและลงนามใหม่ทั้งชุด
- Process outcome:
- มติและหนังสือมอบอำนาจผ่านครบทุกชั้นการรับรอง พร้อมใช้ดำเนินการแทนในเวียดนาม
Financial statements for a Saudi public tender
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- ซาอุดีอาระเบีย — หน่วยงานจัดซื้อภาครัฐและสถานทูตซาอุดีอาระเบีย
- Documents:
- งบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ · หนังสือรับรองผู้สอบบัญชี · หนังสือรับรองบริษัท
- Services used:
- แปลรับรองอาหรับ · รับรองลายมือชื่อ · นิติกรณ์กรมการกงสุล · รับรองสถานทูต
- Steps
- ตรวจว่าเลขหน้าและยอดในงบตรงกันทุกฉบับก่อนแปล
- แปลเป็นภาษาอาหรับโดยคงรูปแบบตารางเดิม
- รับรองลายมือชื่อผู้สอบบัญชีและผู้มีอำนาจลงนาม
- เข้านิติกรณ์แล้วต่อด้วยการรับรองที่สถานทูต
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- สลับลำดับโดยแปลอาหรับก่อนนิติกรณ์ ทำให้ต้องทำชุดใหม่ตามลำดับที่สถานทูตกำหนด
- Process outcome:
- ชุดงบการเงินสองภาษาผ่านการรับรองครบชั้น ทันกรอบเวลายื่นซอง
Good-standing certificate for a UAE branch registration
- Client:
- Company · จ.ชลบุรี
- Destination:
- สหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ — Department of Economic Development
- Documents:
- หนังสือรับรองบริษัท · หนังสือรับรองสถานะไม่ล้มละลาย · มติผู้ถือหุ้น
- Services used:
- คัดเอกสารราชการ · แปลรับรอง · นิติกรณ์ · รับรองสถานทูต UAE
- Steps
- รวบรวมเอกสารสถานะจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมบังคับคดี
- แปลอังกฤษพร้อมอธิบายตราประทับทุกดวงในวงเล็บ
- ยื่นนิติกรณ์และตามด้วยการรับรองที่สถานทูต UAE
- จัดชุดเอกสารเรียงตามลำดับที่หน่วยงานปลายทางกำหนด
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ไม่แปลข้อความบนตราประทับ ทำให้เจ้าหน้าที่ปลายทางถือว่าคำแปลไม่ครบถ้วน
- Process outcome:
- เอกสารสถานะบริษัทครบชุดตามลำดับที่หน่วยงานกำหนด
Distribution agreement between a Thai company and a Japanese partner
- Client:
- Company · จ.สมุทรปราการ
- Destination:
- ญี่ปุ่น — สำนักงานกฎหมายคู่สัญญาและธนาคาร
- Documents:
- สัญญาตัวแทนจำหน่ายสองภาษา · หนังสือรับรองอำนาจลงนาม · สำเนาบัตรประชาชนกรรมการ
- Services used:
- แปลรับรองญี่ปุ่น · รับรองลายมือชื่อคู่สัญญา · จัดทำคู่ฉบับสองภาษา
- Steps
- จัดวางสัญญาแบบสองคอลัมน์ไทย–ญี่ปุ่นให้ข้อความตรงบรรทัดกัน
- ระบุข้อกำหนดภาษาที่ใช้บังคับเมื่อข้อความขัดกัน
- ลงนามต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ
- ออกคู่ฉบับให้ทั้งสองฝ่ายเก็บพร้อมสำเนารับรอง
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ไม่กำหนดว่าภาษาใดใช้บังคับ ทำให้เกิดข้อโต้แย้งเมื่อสองฉบับตีความต่างกัน
- Process outcome:
- คู่สัญญามีเอกสารสองภาษาที่ลายมือชื่อได้รับการรับรองและเก็บคู่ฉบับครบ
Power of attorney for ASEAN trademark filings
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- มาเลเซีย อินโดนีเซีย ฟิลิปปินส์ — สำนักงานทรัพย์สินทางปัญญา
- Documents:
- หนังสือมอบอำนาจแยกรายประเทศ · หนังสือรับรองบริษัท · ตัวอย่างเครื่องหมาย
- Services used:
- รับรองลายมือชื่อ · นิติกรณ์ · แปลรับรอง · จัดชุดเอกสารรายประเทศ
- Steps
- จัดทำหนังสือมอบอำนาจแยกฉบับตามแบบฟอร์มของแต่ละสำนักงาน
- ลงนามและรับรองลายมือชื่อพร้อมกันในคราวเดียว
- ยื่นนิติกรณ์ตามประเทศที่กำหนดให้ต้องมี
- ส่งต้นฉบับทางไปรษณีย์ด่วนไปยังตัวแทนแต่ละประเทศ
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ใช้แบบฟอร์มเดียวกันทุกประเทศ ทั้งที่บางสำนักงานกำหนดถ้อยคำเฉพาะ
- Process outcome:
- ได้หนังสือมอบอำนาจครบทุกปลายทางในรอบการลงนามเดียว
Corporate documents for a Foreign Business Licence application
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- ไทย — กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- Documents:
- หนังสือรับรองบริษัทแม่ต่างประเทศ · งบการเงินบริษัทแม่ · แผนธุรกิจ
- Services used:
- แปลรับรองเป็นไทย · ตรวจความครบถ้วนเอกสารต่างประเทศ · รับรองสำเนา
- Steps
- ตรวจว่าชุดเอกสารต่างประเทศผ่านการรับรองในประเทศต้นทางและสถานเอกอัครราชทูตไทยแล้ว
- แปลเป็นภาษาไทยโดยคงเลขทะเบียนและชื่อเฉพาะไว้เหมือนต้นฉบับ
- จัดเรียงเอกสารตามลำดับรายการของหน่วยงาน
- รับรองสำเนาทุกหน้าก่อนยื่น
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน (ไม่รวมเวลาพิจารณา)
- Common pitfall:
- เอกสารบริษัทแม่ยังไม่ผ่านการรับรองจากสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศต้นทาง
- Process outcome:
- ชุดคำขอมีเอกสารแปลไทยครบถ้วนตามรายการที่หน่วยงานกำหนด
Withholding tax certificate for a German tax credit claim
- Client:
- Company · จ.ปทุมธานี
- Destination:
- เยอรมนี — Finanzamt
- Documents:
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย · หนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษี · ใบแจ้งหนี้
- Services used:
- แปลรับรองเยอรมัน · นิติกรณ์ · จัดชุดเอกสารประกอบอนุสัญญาภาษีซ้อน
- Steps
- ขอหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีจากกรมสรรพากร
- แปลเอกสารทั้งชุดเป็นภาษาเยอรมันหรืออังกฤษตามที่สำนักงานภาษีระบุ
- นำเข้านิติกรณ์เมื่อผู้รับปลายทางกำหนด
- ยื่นพร้อมแบบคำขอเครดิตภาษี
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ยื่นเฉพาะหนังสือหัก ณ ที่จ่าย โดยไม่มีหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีประกอบ
- Process outcome:
- ชุดเอกสารครบตามที่อนุสัญญาภาษีซ้อนกำหนดให้แสดง
Merger documents for a Hong Kong regulatory filing
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- ฮ่องกง — Companies Registry
- Documents:
- สัญญาซื้อขายหุ้น · มติผู้ถือหุ้น · โครงสร้างผู้ถือหุ้นหลังธุรกรรม
- Services used:
- แปลรับรองอังกฤษ · รับรองลายมือชื่อ · รับรองสำเนาถูกต้อง
- Steps
- จัดทำสารบัญเอกสารเพื่อให้ผู้ตรวจติดตามลำดับได้
- แปลเฉพาะส่วนที่หน่วยงานกำหนดเพื่อลดเวลาและความคลาดเคลื่อน
- รับรองลายมือชื่อผู้ลงนามทุกฝ่าย
- ส่งชุดสำเนารับรองพร้อมไฟล์ดิจิทัลสำรอง
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- แปลทั้งเล่มโดยไม่จำเป็น ทำให้ต้นทุนเวลาสูงและเกิดจุดคลาดเคลื่อนมากขึ้น
- Process outcome:
- ชุดเอกสารแปลตรงตามรายการที่หน่วยงานกำกับระบุ พร้อมสารบัญอ้างอิง
Employment letters for short-stay European business visas
- Client:
- Company · จ.เชียงใหม่
- Destination:
- กลุ่มเชงเก้น — สถานทูตในกรุงเทพฯ
- Documents:
- หนังสือรับรองการทำงาน · หนังสือเชิญจากคู่ค้า · หนังสือรับรองบริษัท
- Services used:
- จัดทำเอกสารสองภาษา · รับรองสำเนา · ตรวจความสอดคล้องของข้อมูล
- Steps
- ตรวจให้ชื่อตำแหน่งและวันเริ่มงานตรงกับเอกสารประกันสังคม
- จัดทำหนังสือรับรองสองภาษาบนหัวจดหมายบริษัท
- รับรองสำเนาหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด
- รวมชุดเอกสารตามลำดับรายการของสถานทูต
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ข้อมูลเงินเดือนหรือวันเริ่มงานในหนังสือรับรองไม่ตรงกับข้อมูลประกันสังคม
- Process outcome:
- ชุดเอกสารนายจ้างสอดคล้องกันทุกฉบับ ลดโอกาสถูกขอเอกสารเพิ่ม
Certification for a foreign company opening a Thai corporate account
- Client:
- Company · ฮ่องกง (ธุรกรรมในกรุงเทพฯ)
- Destination:
- ไทย — ธนาคารพาณิชย์
- Documents:
- Certificate of Incorporation · Register of Directors · มติเปิดบัญชี
- Services used:
- ตรวจชั้นการรับรองต้นทาง · แปลรับรองไทย · รับรองสำเนา
- Steps
- ตรวจว่าต้นฉบับผ่านการรับรองในประเทศต้นทางและสถานเอกอัครราชทูตไทยแล้ว
- แปลเป็นไทยพร้อมอธิบายตราประทับและลายมือชื่อ
- เตรียมมติเปิดบัญชีที่ระบุผู้มีอำนาจสั่งจ่ายชัดเจน
- นัดหมายเจ้าหน้าที่ธนาคารพร้อมต้นฉบับ
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- มติเปิดบัญชีไม่ระบุเงื่อนไขการลงนามร่วม ทำให้ธนาคารขอให้ออกมติใหม่
- Process outcome:
- ธนาคารได้รับชุดเอกสารแปลไทยครบถ้วนตามแบบตรวจสอบภายใน
Manufacturer declarations for Indian product registration
- Client:
- Company · จ.สมุทรสาคร
- Destination:
- อินเดีย — หน่วยงานกำกับสินค้าและสถานทูตอินเดีย
- Documents:
- Certificate of Free Sale · หนังสือรับรองผู้ผลิต · ผลวิเคราะห์ห้องปฏิบัติการ
- Services used:
- แปลรับรอง · นิติกรณ์ · รับรองสถานทูตอินเดีย
- Steps
- ขอ Certificate of Free Sale จากหน่วยงานไทยที่กำกับสินค้านั้น
- แปลและรับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจ
- ยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล
- ยื่นรับรองที่สถานทูตอินเดียตามคิว
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ผลวิเคราะห์ห้องปฏิบัติการเก่ากว่ากรอบเวลาที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ
- Process outcome:
- ชุดเอกสารขึ้นทะเบียนผ่านครบทุกชั้นการรับรองตามลำดับ
Documents for closing an overseas branch and notifying Thai authorities
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- ไทยและประเทศที่ตั้งสาขา
- Documents:
- มติเลิกสาขา · หนังสือรับรองการชำระบัญชี · หลักฐานการยื่นภาษีงวดสุดท้าย
- Services used:
- แปลรับรองสองทาง · รับรองลายมือชื่อ · นิติกรณ์
- Steps
- จัดทำมติเลิกสาขาระบุวันมีผลชัดเจน
- แปลเอกสารจากภาษาปลายทางกลับเป็นไทยเพื่อยื่นหน่วยงานในประเทศ
- รับรองลายมือชื่อผู้ชำระบัญชี
- เก็บชุดสำเนารับรองไว้ประกอบการตรวจสอบย้อนหลัง
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ปิดสาขาโดยยังไม่มีหลักฐานการยื่นภาษีงวดสุดท้าย ทำให้การแจ้งไม่สมบูรณ์
- Process outcome:
- มีชุดเอกสารสองภาษาครบสำหรับทั้งหน่วยงานไทยและหน่วยงานปลายทาง
Shareholder consents for a capital increase with overseas shareholders
- Client:
- Company · จ.ภูเก็ต (ผู้ถือหุ้นอยู่สหราชอาณาจักรและเยอรมนี)
- Destination:
- ไทย — กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- Documents:
- หนังสือยินยอม · หนังสือมอบฉันทะ · สำเนาหนังสือเดินทาง
- Services used:
- จัดทำเอกสารสองภาษา · ประสานรับรองในต่างประเทศ · แปลรับรองไทย
- Steps
- ส่งแบบฟอร์มสองภาษาให้ผู้ถือหุ้นลงนามต่อหน้าผู้มีอำนาจรับรองในประเทศที่พำนัก
- ให้ต้นทางรับรองตามระบบของประเทศนั้นก่อนส่งกลับ
- แปลเป็นไทยและรับรองสำเนาเมื่อเอกสารถึงกรุงเทพฯ
- ยื่นพร้อมคำขอจดทะเบียนเพิ่มทุน
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน (รวมเวลาส่งไปรษณีย์ระหว่างประเทศ)
- Common pitfall:
- ผู้ถือหุ้นลงนามล่วงหน้าโดยไม่มีผู้รับรองอยู่ด้วย ทำให้ต้องลงนามใหม่
- Process outcome:
- หนังสือยินยอมครบทุกรายพร้อมคำแปลไทยสำหรับยื่นจดทะเบียน
Tender documents for a construction project in Laos
- Client:
- Company · จ.หนองคาย
- Destination:
- สปป.ลาว — หน่วยงานเจ้าของโครงการ
- Documents:
- หนังสือรับรองผลงาน · หนังสือค้ำประกันธนาคาร · ประวัติวิศวกรผู้รับผิดชอบ
- Services used:
- แปลรับรองลาว · รับรองสำเนา · นิติกรณ์
- Steps
- ตรวจกรอบเวลารับซองและกำหนดวันที่เอกสารต้องมีอายุครอบคลุม
- แปลเอกสารผลงานและใบอนุญาตวิศวกร
- รับรองสำเนาและนำเข้านิติกรณ์เท่าที่เจ้าของโครงการกำหนด
- จัดชุดซองตามรายการตรวจสอบ
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- หนังสือค้ำประกันมีอายุสั้นกว่าระยะเวลายืนราคาที่เอกสารประกวดราคากำหนด
- Process outcome:
- ชุดซองครบตามรายการตรวจสอบ และเอกสารมีอายุครอบคลุมระยะยืนราคา
Certification for a share transfer to a foreign buyer
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- ไทย — นายทะเบียนบริษัทและธนาคาร
- Documents:
- ตราสารโอนหุ้น · บัญชีผู้ถือหุ้น บอจ.5 · หลักฐานการชำระราคา
- Services used:
- รับรองลายมือชื่อผู้โอนผู้รับโอน · แปลรับรอง · จัดเก็บชุดหลักฐาน
- Steps
- จัดทำตราสารโอนหุ้นสองภาษาให้ผู้ซื้อเข้าใจข้อความที่ลงนาม
- ลงนามต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ
- ปรับปรุงบัญชีผู้ถือหุ้นและยื่นต่อนายทะเบียน
- เก็บหลักฐานการชำระราคาไว้ประกอบการตรวจสอบ
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ไม่ปรับปรุงบัญชีผู้ถือหุ้นหลังโอน ทำให้ข้อมูลทะเบียนไม่ตรงกับความเป็นจริง
- Process outcome:
- การโอนหุ้นมีเอกสารครบและทะเบียนผู้ถือหุ้นสอดคล้องกับธุรกรรม
Quality-system certificates for exporting to the European Union
- Client:
- Company · จ.นครปฐม
- Destination:
- สหภาพยุโรป — ผู้นำเข้าและหน่วยงานตรวจสอบ
- Documents:
- ใบรับรองระบบคุณภาพ · หนังสือรับรองผู้ผลิต · เอกสารกำกับสินค้า
- Services used:
- แปลรับรองหลายภาษา · รับรองสำเนา · จัดทำชุดเอกสารส่งออก
- Steps
- ระบุภาษาที่ผู้นำเข้าแต่ละประเทศต้องการ
- แปลใบรับรองพร้อมรักษาเลขที่ใบรับรองและวันหมดอายุให้ชัด
- รับรองสำเนาทุกฉบับที่ส่งออกไป
- จัดชุดแยกรายประเทศเพื่อลดความสับสน
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ใช้คำแปลชุดเดียวกับทุกประเทศ ทั้งที่ผู้นำเข้าบางรายต้องการภาษาราชการของตน
- Process outcome:
- ชุดเอกสารส่งออกแยกตามภาษาและประเทศปลายทางอย่างเป็นระบบ
Corporate records for an overseas bank facility
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- สิงคโปร์ — ธนาคารผู้ให้สินเชื่อ
- Documents:
- งบการเงินสามปีย้อนหลัง · หนังสือรับรองบริษัท · รายการทรัพย์สินหลักประกัน
- Services used:
- แปลรับรองอังกฤษ · รับรองสำเนา · นิติกรณ์ตามที่ธนาคารกำหนด
- Steps
- ขอรายการเอกสารจากฝ่ายสินเชื่อเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม
- แปลงบการเงินให้ใช้ศัพท์บัญชีสอดคล้องกันทุกปี
- รับรองสำเนาและนำเข้านิติกรณ์เฉพาะฉบับที่ธนาคารระบุ
- ส่งชุดเอกสารพร้อมสารบัญอ้างอิงหมายเลขหน้า
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- ใช้ศัพท์บัญชีต่างกันในแต่ละปี ทำให้ผู้วิเคราะห์สินเชื่อขอคำอธิบายเพิ่ม
- Process outcome:
- ชุดเอกสารสินเชื่อสอดคล้องกันทุกปีและตรวจสอบย้อนได้จากสารบัญ
Proxy documents for attending a shareholders' meeting on behalf of a parent company
- Client:
- Company · โตเกียว (ประชุมที่กรุงเทพฯ)
- Destination:
- ไทย — บริษัทในเครือ
- Documents:
- หนังสือมอบฉันทะ · หนังสือรับรองบริษัทแม่ · สำเนาหนังสือเดินทางผู้รับมอบ
- Services used:
- ตรวจชั้นการรับรองต้นทาง · แปลรับรองไทย · รับรองสำเนา
- Steps
- จัดทำหนังสือมอบฉันทะระบุวาระที่มอบอำนาจให้ออกเสียง
- ให้ต้นทางรับรองตามระบบของประเทศนั้นก่อนส่งมา
- แปลเป็นไทยและรับรองสำเนาก่อนวันประชุม
- ยื่นต่อประธานที่ประชุมพร้อมเอกสารยืนยันตัวตน
- Approx. duration:
- ตามคิวหน่วยงาน
- Common pitfall:
- หนังสือมอบฉันทะไม่ระบุวาระ ทำให้ที่ประชุมไม่รับการออกเสียงบางวาระ
- Process outcome:
- ผู้รับมอบเข้าประชุมได้พร้อมเอกสารสองภาษาที่ครบถ้วน
Preparing corporate documents ahead of Thailand's Apostille entry into force
- Client:
- Company · กรุงเทพมหานคร
- Destination:
- หลายประเทศในยุโรปและลาตินอเมริกา
- Documents:
- หนังสือรับรองบริษัท · มติกรรมการ · หนังสือมอบอำนาจ
- Services used:
- วางแผนลำดับการรับรอง · แปลรับรอง · นิติกรณ์
- Steps
- แยกเอกสารที่ต้องใช้ก่อนวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ออกจากงานที่รอได้
- งานเร่งด่วนดำเนินตามลำดับปัจจุบัน คือ นิติกรณ์แล้วรับรองสถานทูต
- งานที่รอได้จัดเตรียมต้นฉบับไว้ให้พร้อมเพื่อลดขั้นตอนในอนาคต
- บันทึกวันหมดอายุของเอกสารแต่ละฉบับไว้ในตารางติดตาม
- Approx. duration:
- ขึ้นกับแต่ละฉบับ โดยทั่วไป ตามคิวหน่วยงานต่อชุด
- Common pitfall:
- รอแนวปฏิบัติใหม่ทั้งที่เอกสารต้องใช้ก่อนวันที่อนุสัญญามีผล ทำให้ยื่นไม่ทัน
- Process outcome:
- แผนงานเอกสารแยกตามกรอบเวลา ลดความเสี่ยงยื่นไม่ทันในช่วงเปลี่ยนผ่าน
Illustrative scenarios, not individual client records · Last reviewed 2026-08-09
Why company registrations get rejected — and how to fix it
Short answer: Registrars refuse names that clash or breach naming rules, objectives that do not cover the real business, foreign shareholder powers of attorney without a complete certification chain, and incomplete office-address evidence.
Reserved name refused
- Underlying cause
- Too similar to an existing name or uses a restricted word
- Prevent before filing
- Prepare three alternatives and check restricted terms first
- How to fix a rejection
- File the next name in your list
- Estimated time cost
- Adds roughly 1–3 working days (estimate)
Objectives do not cover the actual business
- Underlying cause
- A generic template was filed unchanged
- Prevent before filing
- Draft objectives from the business plan and the licences you will need
- How to fix a rejection
- File an amendment to the objectives
- Estimated time cost
- Adds roughly 3–10 working days (estimate)
Foreign shareholder power of attorney not accepted
- Underlying cause
- Missing overseas notarisation and onward certification
- Prevent before filing
- Plan the certification chain before signing
- How to fix a rejection
- Re-execute and complete the chain
- Estimated time cost
- Adds roughly 7–20 working days (estimate)
Office evidence incomplete
- Underlying cause
- Missing consent letter, house registration copy or map
- Prevent before filing
- Assemble the premises pack before filing
- How to fix a rejection
- Submit the documents the registrar lists
- Estimated time cost
- Adds roughly 1–5 working days (estimate)
We design the shareholding, objectives and foreign-document chain around the licences you will need next — advice first, filing second.
Durations are working-day estimates excluding agency queues, and are not a guarantee of any authority's decision.
Sources: กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) · สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ · Last reviewed: 2026-08-10
Service steps at a glance and the documents you need first
Company documents such as certificates, board resolutions, powers of attorney and financial statements must be signed by the authorised directors shown on the company affidavit, sealed where required, then have the signature certified by a notarial services attorney before consular and embassy legalisation in the order the receiver requires.
How the work runs
- Verify signing authority against the affidavit — Confirmed with quotation
- Draft the documents and translation — 1–2 working days (estimate)
- Sign before a notarial services attorney — 1 working day (estimate)
- File for consular legalisation — 1–3 working days (estimate, excluding agency queues)
- File at the destination embassy and deliver — 2–10 working days (estimate, varies by mission)
Documents to prepare first
- • A recent company affidavit within the age window your receiver accepts
- • Shareholder list and memorandum of association where requested
- • Minutes or resolutions stating subject, date and the appointed representative
- • ID card or passport of the signing directors
- • Company seal, if the affidavit requires it alongside signatures
- • Current certificate of incorporation or good standing
If you would rather your team not spend days moving files between agencies, we can run the chain from authority check to delivery. Initial consultation is available by phone, LINE or email.
Durations are working-day estimates excluding agency queues and are not a guarantee of any decision.
Official sources & further reading
Statements on this page follow the authorities below. Confirm current requirements with the authority before filing. Last reviewed 2026-07-29.
- Lawyers Council of Thailand — Notarial Services Attorney register — สภาทนายความฯ / Lawyers Council of Thailand
- Department of Consular Affairs, MFA Thailand — document legalization — กรมการกงสุล MFA
- HCCH Apostille Convention (1961) — full text & status table — HCCH (Hague Conference on Private International Law)
- MFA Thailand — embassies and consulates in Thailand — MFA Thailand
Related questions
- How is personal data in my documents handled?
- Documents are used only for the purpose you state, retained for the period professional duties and data-protection law require, and not disclosed to third parties without consent.
- When was this page last reviewed?
- Each page shows its last-reviewed date in the sources section. Authority requirements change, so confirm current conditions with the receiving authority before proceeding.
- What is the fastest way to reach you?
- Call or message on LINE during business hours for an initial route check, and send legible photos of the documents by email or LINE so the scope can be assessed accurately.
- Where do I start if I am unsure which certification I need?
- Start with three questions: which authority will receive the document, in which country, and by what date. Those answers determine the authentication route, the translation language and the full sequence.
Related services
- Certification for court filingsFormats accepted by the courts and MoJ
- Common questions by topicOrganised by service and receiving authority
- Notary Public Thailand (English)Full English-language explainer
- English service catalogueEvery service grouped by category
- Notarial Services Attorney — document certificationSignature witnessing, certified true copy, affidavits
- Legalization before embassy submissionChaeng Watthana consular office & regional centres
- Apostille for Thai-issued documentsConvention status and effect for Thailand
- NAATI-certified document translationMeets Department of Home Affairs requirements
Fees are not published online — ask our team by phone, LINE or email for a scope-based quote.