ศัพท์ Notary, Legalization, วีซ่า และเอกสารราชการ

ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร

ในประเทศไทย Notary Public คือทนายความที่ได้รับใบอนุญาตเป็น Notarial Services Attorney จากสภาทนายความตามข้อบังคับ พ.ศ. 2546 มีอำนาจรับรองลายมือชื่อ สำเนาเอกสาร คำสาบาน และ Affidavit เพื่อใช้ในต่างประเทศ ไม่ใช่เจ้าพนักงานของรัฐแบบประเทศ Civil Law

ทนายผู้ได้รับขึ้นทะเบียนเป็น Notarial Services Attorney

ตำแหน่งทางการของ Notary Public ในไทย เป็นทนายที่ผ่านการอบรมและสอบของสภาทนายความ มีเลขทะเบียนเฉพาะ ลายเซ็นและตราประทับต้องตรงกับที่ขึ้นทะเบียนไว้ที่สภา การรับรองจึงจะมีผลทางกฎหมายเมื่อนำไปใช้ในต่างประเทศ

สำเนาเอกสารรับรองความถูกต้อง

การรับรองโดย Notary Public ว่าสำเนาเอกสารตรงกับต้นฉบับที่ได้เห็นจริง โดย Notary จะลงลายมือชื่อ ประทับตรา และระบุข้อความ Certified True Copy พร้อมวันที่ ใช้แทนต้นฉบับในการยื่นต่อหน่วยงานต่างประเทศได้

ตราประทับโนตารี

ตราประทับเฉพาะของ Notarial Services Attorney ที่ขึ้นทะเบียนรูปแบบและตัวอย่างไว้กับสภาทนายความ ใช้ประทับคู่กับลายเซ็นในเอกสารรับรองทุกฉบับ เป็นองค์ประกอบสำคัญที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางใช้ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร

โนตารีระบบ Civil Law vs Common Law

ในระบบ Civil Law (เช่น ฝรั่งเศส เยอรมนี ญี่ปุ่น) Notary เป็นเจ้าพนักงานของรัฐที่ร่างและรับรองนิติกรรมโดยตรง ในระบบ Common Law (เช่น สหรัฐฯ อังกฤษ ออสเตรเลีย รวมถึงไทย) Notary คือทนายความที่ได้รับอนุญาตเฉพาะ มีอำนาจจำกัดเพียงรับรองลายมือชื่อ คำสาบาน และสำเนาเอกสาร

ข้อความท้ายคำสาบาน (Jurat)

ข้อความท้ายเอกสารคำสาบานหรือ Affidavit ที่ Notary Public ลงเพื่อยืนยันว่าผู้ให้คำสาบานได้สาบานต่อหน้าตน ณ วันที่และสถานที่ที่ระบุ พร้อมลายเซ็นและตราของ Notary แตกต่างจาก Acknowledgement ตรงที่ผู้ลงนามต้องสาบานยืนยันความจริง

การรับรองการลงนาม (Acknowledgement)

การรับรองของ Notary Public ที่ยืนยันว่าผู้ลงนามมาแสดงตนต่อหน้าและรับว่าลายมือชื่อในเอกสารเป็นของตนเองโดยสมัครใจ ไม่ต้องสาบานเหมือน Jurat ใช้บ่อยใน Power of Attorney และสัญญาที่ใช้ในต่างประเทศ

อะพอสทิล (Hague Apostille)

การรับรองเอกสารแบบขั้นตอนเดียวภายใต้อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ใช้แทนการรับรองโดยสถานทูตในกลุ่มประเทศสมาชิก ประเทศไทยยังไม่เข้าร่วมอนุสัญญานี้ (ณ ปี 2026) เอกสารไทยจึงต้องใช้วิธีการรับรองโดยกรมการกงสุล + สถานทูตปลายทางแทน

การรับรองโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

การรับรองนิติกรณ์เอกสารโดยกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เป็นด่านแรกของการ Legalize เอกสารไทยเพื่อใช้ในต่างประเทศ ก่อนนำไปประทับตราสถานทูตของประเทศปลายทางอีกครั้ง

การรับรองโดยสถานทูตปลายทาง

ขั้นตอนสุดท้ายของการ Legalize เอกสารไทย โดยนำเอกสารที่ผ่านการรับรองของกระทรวงการต่างประเทศไทยแล้วไปประทับตราที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทางในกรุงเทพฯ จำเป็นสำหรับประเทศที่ไม่ใช่สมาชิกอนุสัญญา Hague

อนุสัญญากรุงเฮกว่าด้วยการรับรองเอกสาร ค.ศ. 1961

อนุสัญญากรุงเฮกที่กำหนดให้สมาชิกใช้ตรา Apostille ขั้นตอนเดียวแทนการรับรองโดยสถานทูตหลายขั้น ปัจจุบันมีสมาชิกกว่า 125 ประเทศ ประเทศไทยยังไม่ได้เข้าร่วม (ณ ปี 2026) เอกสารไทยจึงต้องผ่านขั้นตอน MFA + สถานทูตปลายทาง

คำแปลรับรอง

คำแปลที่ผู้แปลผู้ทรงคุณวุฒิหรือบริษัทแปลรับรองความถูกต้องครบถ้วน พร้อมประทับตราและลายเซ็น สำหรับเอกสารใช้ในต่างประเทศมักต้องนำคำแปลไปให้กระทรวงต่างประเทศและสถานทูตรับรองต่ออีกขั้น

คำแปล NAATI สำหรับใช้ในประเทศออสเตรเลีย

คำแปลที่ดำเนินการโดยผู้แปลที่ได้รับการรับรองจาก NAATI (National Accreditation Authority for Translators and Interpreters) ของออสเตรเลีย จำเป็นสำหรับการยื่นวีซ่า สัญชาติ และการศึกษาในออสเตรเลีย ต้องมีตรา NAATI Stamp ที่มีหมายเลข Practitioner ปรากฏชัดเจน

การรับรองคำแปลโดยกระทรวงยุติธรรม

การรับรองคำแปลโดยศูนย์รับรองเอกสารทางกฎหมาย กระทรวงยุติธรรม สำหรับเอกสารกฎหมายเฉพาะที่ต้องใช้ในกระบวนพิจารณาคดีต่างประเทศ ต่างจากการรับรองโดยกรมการกงสุลซึ่งเน้นเอกสารทั่วไป

ผู้แปลที่ได้รับการสาบาน

ผู้แปลที่ได้รับการแต่งตั้งหรือสาบานต่อหน่วยงานของรัฐ (เช่น ศาล กระทรวงยุติธรรม หรือสถานทูต) ให้มีอำนาจรับรองคำแปลด้วยตนเอง ในประเทศไทยยังไม่มีระบบ Sworn Translator อย่างเป็นทางการ จึงใช้การรับรองของบริษัทแปล + MFA แทน

บัตรเดินทางสำหรับนักธุรกิจเอเปค

บัตรเดินทางที่ออกให้นักธุรกิจที่เดินทางบ่อยในกลุ่มประเทศสมาชิกเอเปค มีอายุการใช้งาน 5 ปี ใช้แทนวีซ่าธุรกิจเข้าประเทศสมาชิกที่อนุญาต ผู้ออกสำหรับประเทศไทยคือสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ภายใต้การประสานงานของกระทรวงต่างประเทศ

ใบอนุญาตทำงาน

เอกสารที่กรมการจัดหางาน กระทรวงแรงงาน ออกให้คนต่างชาติเพื่ออนุญาตให้ทำงานในประเทศไทย ผูกกับนายจ้างและประเภทงานที่ระบุ ออกควบคู่กับ Non-Immigrant B Visa หรือวีซ่าทำงานอื่นที่เกี่ยวข้อง

วีซ่าธุรกิจ Non-Immigrant B

วีซ่าประเภท Non-Immigrant รหัส B ที่ออกให้คนต่างชาติเพื่อทำธุรกิจหรือทำงานในประเทศไทย เป็นเงื่อนไขก่อนยื่นขอ Work Permit ระยะเวลาให้อยู่เริ่มต้น 90 วันต่อขยายได้

วีซ่าเชงเก้น

วีซ่าระยะสั้นที่ใช้เข้า 27 ประเทศในเขต Schengen ของยุโรปได้สูงสุด 90 วันใน 180 วัน ผู้ถือหนังสือเดินทางไทยต้องยื่นคำขอที่สถานทูตของประเทศปลายทางหลัก พร้อมเอกสารทางการเงินและประกันการเดินทาง

วีซ่าแบบ Single Entry

วีซ่าที่อนุญาตให้เข้าประเทศไทยได้ครั้งเดียว เมื่อออกจากประเทศแล้ววีซ่าสิ้นสุดทันที หากต้องเดินทางเข้า-ออกหลายครั้งต้องขอ Multiple Entry หรือ Re-Entry Permit ก่อนออกจากไทย

วีซ่านักเรียน Non-Immigrant ED

วีซ่าประเภท Non-Immigrant รหัส ED สำหรับชาวต่างชาติที่เข้ามาศึกษาในสถาบันการศึกษาที่ได้รับการรับรองในประเทศไทย ระยะเวลาให้อยู่ขึ้นกับหลักสูตร ต้องรายงานตัวที่ตม.ทุก 90 วัน

วีซ่าผู้พำนักระยะยาว (LTR Visa)

วีซ่าระยะยาว 10 ปีที่ BOI ออกให้ผู้พำนักระยะยาว 4 กลุ่ม ได้แก่ ผู้มีฐานะการเงินมั่งคั่ง ผู้เกษียณอายุ ผู้ทำงานทางไกล (Work-from-Thailand) และผู้เชี่ยวชาญด้านทักษะสูง พร้อมสิทธิประโยชน์ทางภาษีและรายงานตัวเพียงปีละครั้ง

วีซ่า Smart Visa

วีซ่าพิเศษสูงสุด 4 ปีที่ BOI ออกให้ผู้เชี่ยวชาญ นักลงทุน ผู้บริหารระดับสูง และสตาร์ทอัพในอุตสาหกรรมเป้าหมาย S-Curve ผู้ถือไม่ต้องขอ Work Permit แยกและรายงานตัวเพียงปีละครั้ง

ใบอนุญาตกลับเข้าประเทศ (Re-Entry Permit)

เอกสารที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองออกให้ผู้ถือวีซ่า Non-Immigrant ระยะยาวก่อนเดินทางออกนอกประเทศ เพื่อรักษาสถานะวีซ่าไว้เมื่อเดินทางกลับ มีทั้งแบบ Single และ Multiple Re-Entry

หนังสือรับรองความประพฤติ (ใบรับรองตำรวจ)

หนังสือรับรองที่ออกโดยศูนย์บริการตรวจสอบประวัติบุคคล สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ระบุประวัติคดีอาญาของบุคคลในประเทศไทย ใช้ยื่นวีซ่า ทำงาน รับเลี้ยงบุตรบุญธรรม หรือย้ายถิ่นฐานในต่างประเทศ

หนังสือรับรองสถานภาพโสด

หนังสือรับรองที่ออกโดยสำนักทะเบียน (อำเภอ/เขต) ระบุว่าบุคคลนั้นไม่มีการจดทะเบียนสมรสในประเทศไทย ใช้ยื่นเพื่อจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ ต้องผ่านการแปลและรับรองโดย MFA + สถานทูตปลายทาง

แบบแจ้งที่พักอาศัยของคนต่างด้าว (TM30)

แบบแจ้งของเจ้าบ้าน เจ้าของ หรือผู้ครอบครองเคหสถาน ที่ต้องแจ้งสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองภายใน 24 ชั่วโมงเมื่อมีคนต่างชาติเข้าพักอาศัย จำเป็นต้องแสดงคู่กับ 90-Day Report และการต่อวีซ่า

การรายงานตัว 90 วัน (TM47)

ข้อกำหนดของสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองให้คนต่างชาติที่ถือวีซ่าระยะยาวรายงานที่อยู่อาศัยทุก 90 วัน สามารถยื่นด้วยตนเอง ทางไปรษณีย์ หรือออนไลน์ผ่านระบบ e-Extension ของ ตม.

หนังสือรับรองนิติบุคคล

หนังสือรับรองที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ออกระบุข้อมูลทะเบียนของนิติบุคคล ทุนจดทะเบียน กรรมการ และอำนาจลงนาม ใช้ประกอบการเปิดบัญชีต่างประเทศ ทำสัญญา และยื่นวีซ่าธุรกิจ ต้องแปลและรับรอง MFA + สถานทูตเมื่อใช้ในต่างประเทศ

คำให้การเป็นลายลักษณ์อักษรภายใต้คำสาบาน

คำให้การที่บุคคลจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรและสาบานต่อหน้า Notary Public หรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ มีผลผูกพันทางกฎหมายเสมือนการเบิกความในศาล ใช้บ่อยใน Affidavit of Support, Single Status, Marital Status, และการจัดการมรดกข้ามประเทศ

หนังสือมอบอำนาจ

หนังสือที่ผู้มอบอำนาจ (Principal) มอบให้บุคคลอื่น (Attorney-in-fact) มีอำนาจกระทำการแทนในเรื่องที่ระบุ การลงนามต่อหน้า Notary Public เพิ่มน้ำหนักทางกฎหมายและจำเป็นเมื่อใช้ในต่างประเทศ มีทั้งแบบทั่วไป (General) และแบบเฉพาะการ (Specific)

สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน

หน่วยงานของรัฐที่ให้สิทธิประโยชน์ทางภาษีและการลงทุนแก่บริษัทที่ตั้งอยู่ในไทยและดำเนินกิจการประเภทที่ได้รับการส่งเสริม รวมถึงการอำนวยความสะดวกในการขอ Visa และ Work Permit ผ่านระบบ Single Window